📘 Email Automations

📖 Cosa sono le Email Automations?

Le Email Automations sono email automatiche pre-impostate che vengono inviate ai candidati quando entrano in determinati stage della pipeline. Ogni pipeline in Mantatal può avere le proprie automazioni configurate per i diversi stage del processo di selezione.

In manatal, le Automazioni = Email automatiche inviate in risposta ad azioni specifiche (es. candidatura ricevuta, candidato rifiutato).

La presente guida si riferisce alle automazioni impostate nella Key Partners Default Pipeline.

🎯 Obiettivo

Visualizzare, comprendere e gestire le automazioni email configurate nella pipeline "Key Partners - Default" per comunicare automaticamente con i candidati.

Questa funzionalità è utile perché:

✅ Comunicazione automatica - Risposte immediate senza intervento manuale

✅ Professionalità - Candidati sempre informati sullo stato della candidatura

✅ Efficienza operativa - Risparmio tempo su email ripetitive

✅ Compliance - Conferma privacy policy e trattamento dati automatica

⚡ PARTE 1: Identificare Stage con Automazioni Attive

A) Accedere alla Pipeline della Job

1. Navigare alla Job specifica

• Home → Jobs → Selezionare la Job desiderata
• Visualizzare la Board della pipeline

2. Osservare i label degli stage

• La pipeline mostra gli stage con i loro nomi:
  • Identified Candidates
  • Initial Interview
  • Standby
  • Shortlisted
  • (Altri stage secondo la configurazione)

3 Riconoscere gli Stage Automatizzati

• Individuare l'icona fulmine verde ⚡
  • Icona fulmine verde = Automazione attiva in quello stage
  • L'icona appare accanto al nome dello stage (Non tutti gli stage hanno automazioni)

4. Cliccare sull'icona fulmine verde

• Cliccare sull'icona fulmine verde accanto al nome dello stage
• La pipeline si aggiorna e mostra le automazioni attive per ogni stage
• Gli stage senza automazioni risultano vuoti

5) Tornare alla Vista Normale

• Cliccare nuovamente sull'icona fulmine verde
• La pipeline torna alla visualizzazione standard con le card dei candidati

📧 PARTE 2: Automazioni Preimpostate (Key Partners Default Pipeline)

Panoramica

Nella Key Partners Default Pipeline sono preimpostate 2 automazioni, entrambe nello stage "Identified Candidates" (primo stage).

AUTOMAZIONE 1: Drop Rejected ❌

Cos'è: Email automatica inviata a un candidato quando viene "droppato" (rifiutato) dalla pipeline.

Quando si attiva:

• Un recruiter droppa manualmente un candidato dalla pipeline rimuovendolo dal processo di valutazione dalla pipeline

Come visualizzare il contenuto dell'email:

1. Attivare la vista automazioni (cliccare ⚡)
2. Individuare l'automazione "Drop Rejected"
3. Cliccare sull'icona occhio 👁️ in basso a destra dell'automazione
4. Si apre l'anteprima dell'email che verrà inviata automaticamente
5. Se necessario, è possibile modificare il testo dell'email template

AUTOMAZIONE 2: Application Acknowledgement ✅

Cos'è: Email automatica di conferma ricezione candidatura inviata quando un candidato si candida attraverso canali esterni.

Quando si attiva:

• Candidato si candida via LinkedIn (con integrazione attiva)
• Candidato si candida via Career Page pubblica

Scopo dell'email:

1. Confermare ricezione candidatura
2. Informare che è stato inserito nel processo di valutazione
3. Accettazione Privacy Policy - Comunicare il trattamento dei dati personali

📌 Nota importante: questa automazione non si attivano quando viene inserito in questo stage un candidato manualmente dal HR manager oppure attraverso l'estensione people connect